Le novità della digitalizzazione: il fascicolo di personale

REDAZIONALE/ La nuova sfida delle aziende per migliorare la competitività sul mercato globale. Numerose società aiutano le imprese nel percorso di ‘dematerializzazione’ dei documenti: tra queste Bucap, attiva nel settore dell’archiviazione e gestione documentale dal 1982

Il mondo moderno impone nuove sfide. E la digitalizzazione è una di queste, atta a migliorare la competitività di enti e aziende sul mercato globale. Negli ultimi anni si sta diffondendo anche in Italia la pratica della dematerializzazione/digitalizzazione dei documenti per rendere più veloci ed economici i processi lavorativi, con il conseguente miglioramento ed efficientamento delle performance aziendali. Grazie all’introduzione delle nuove tecnologie è possibile rintracciare e scambiare dati agevolmente e, soprattutto, individuarne eventuali criticità, sulle quali intervenire tempestivamente al fine di non compromettere l’ottimale svolgimento del lavoro. In quest’ottica è fondamentale parlare del “passaggio” dal fascicolo di personale cartaceo al fascicolo elettronico di personale. Prima di addentrarci nel processo di cambiamento e digitalizzazione del suddetto documento sarebbe bene chiarire di cosa stiamo parlando. Il fascicolo di personale, sia esso cartaceo o elettronico, è in grado di conservare e organizzare tutta la documentazione relativa al dipendente. Quest’ultimo, durante il percorso lavorativo, produce una mole differenziata di documenti che, il più delle volte, trovano collocazione in diversi uffici. Ebbene, il fascicolo di personale raccoglie tutti i dati e materiali succitati e li rende più facilmente fruibili. Trattandosi di un fascicolo che contiene informazioni sulla persona fisica, lo stesso, oltre che essere sempre accessibile dal dipendente cui fa riferimento, deve essere gestito nel rispetto di precisi criteri, quali: garanzia di conservazione, salvaguardia delle informazioni, facilità di consultazione, trasparenza amministrativa e riservatezza dei dati. Che sia elettronico, cartaceo o ibrido, il fascicolo presenta elementi di complessità tali da richiederne la realizzazione a cura di esperti del settore. Il passaggio all’elettronico, come le altre novità in materia di digitalizzazione, segna un punto di svolta per gli enti e le aziende: consentono di automatizzare i processi di lavoro per analizzare, e dunque ottimizzare, costi e tempi delle attività. Esistono numerose società che si occupano di aiutare le aziende ad affrontare il difficile percorso alla digitalizzazione, una di queste è Bucap, che opera dal 1982 nel settore dell’archiviazione e della gestione documentale, che offre numerosi servizi digitali per le imprese. Nel corso degli anni la società si è caratterizzata per una crescita strutturale e tecnologica che ha permesso di sviluppare un’elevata specializzazione dei servizi forniti.