L’approfondimento dell’Autorità Garante che evidenzia la necessaria ponderazione di interessi e diritti
di Pamela La Farciola
Il fragile equilibrio tra un sistema di controllo dei consumi telefonici aziendali e il rischio che essi possano essere utilizzati per provvedimenti disciplinari nei confronti dei dipendenti è stato oggetto di pronuncia da parte dell’Autorità garante per la protezione dei dati personali a seguito di richiesta di verifica preliminare circa un progetto di una multinazionale sottoposto al vaglio dell’Autorità.
Il Garante privacy nel provvedimento 11 gennaio 2018 (doc. web.7554790, Verifica preliminare. Trattamento dei dati personali dei dipendenti cui è stato assegnato un telefono aziendale) ha espressamente sostenuto che le società del gruppo potranno trattare, per effetto del bilanciamento di interessi riconosciuto dal Garante, alcune informazioni desunte dalla fatturazione bimestrale relative alle chiamate in uscita dei dipendenti assegnatari di una o più sim aziendali.
In particolare, in conformità alla disciplina in materia di protezione di dati personali, il Garante privacy ha prescritto che le informazioni sul traffico telefonico vengano trattate solo se necessarie, pertinenti e non eccedenti, o comunque se, in base alle condizioni contrattuali applicabili dal provider, comportino dei costi; sui numeri delle chiamate in uscita e, nei casi consentiti, di quelle in entrata, sarà operato il mascheramento delle ultime quattro cifre.
Nel provvedimento si specifica che l’azienda specializzata che effettuerà l’elaborazione di dati verrà designata quale responsabile del trattamento e dovrà restituire i risultati dell’analisi dei consumi a ciascuna società del gruppo solo per il personale di propria appartenenza.
La società provvederà in presenza di “consumi anomali” a rilevarne le cause e, ove necessario, evidenzierà al proprio interno l’esigenza di contenere i costi aziendali, ma i dati non potranno essere trattati a fini disciplinari. In ogni caso, poiché il sistema è idoneo a realizzare un potenziale e indiretto controllo a distanza sull’attività dei dipendenti, dovrà comunque essere stipulato specifico accordo sindacale da parte di ciascuna società nel rispetto della disciplina di settore.
Tali indicazioni, in linea con la disciplina di protezione dati personali, sembrano essere la linea corretta da seguire ancorché, in base al Codice privacy, l’Autorità garante ha oltretutto commisurato i tempi di conservazione dei dati entro un limite di sei mesi e non di un anno, come richiesto dalla società e che la multinazionale dovrà informare adeguatamente i dipendenti e adottare un disciplinare interno per regolamentare le condizioni di uso delle sim in dotazione ai dipendenti.
È stato inoltre disposto che il file sul quale vengono memorizzati i dati estratti dal portale del fornitore del servizio di comunicazione elettronica dovrà essere protetto mediante opportune tecniche di cifratura e che nell’ambito delle successive elaborazioni i dati dovranno essere anonimizzati mediante l’utilizzo di tecniche che non consentano la re-identificazione dell’interessato.
In conclusione, rilevante risulta essere il rapporto con la protezione dati personali e necessaria una ponderazione di interessi e diritti.
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