E-mail e riservatezza: il confine tra invadenza e controllo della prestazione lavorativa

MEDIA&TECNOLOGIA. L’analisi dell’esperto in materia di privacy sugli scambi di email aziendali

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di Pamela La Farciola

Le mail raccontano parte della nostra vita, che sia prettamente lavorativa o personale, e contengono numerose informazioni su di noi e su terzi, innumerevoli dati personali. E’ per questo che da molto tempo l’Autorità garante per la protezione dati personali impone limiti e divieti circa il controllo massivo e la conservazione delle email.

In un provedimento di qualche mese fa il Garante per la privacy ha vietato ad una società il trattamento di dati personali effettuato sulle email aziendali dei dipendenti in violazione della normativa sulla protezione dei dati e di quella sulla disciplina lavoristica.

L´Autorità, nel caso in esame, ha accertato che la società trattava in modo illecito i dati personali contenuti nelle email in entrata e in uscita, anche di natura privata e goliardica, scambiate dal lavoratore con alcuni colleghi e collaboratori. I dati raccolti nel corso di un biennio erano poi stati utilizzati per contestare un provvedimento disciplinare cui era seguito il licenziamento del dipendente poi annullato dal giudice del lavoro ( cfr. doc. web n. 8159221).

La società, tra le altre coswe, non ha fornito ai dipendenti alcuna informazione su modalità e finalità di raccolta e conservazione dei dati relativi all´uso della posta elettronica, né con una informativa individualizzata né attraverso la policy aziendale.

Tale comportamento si pone senza dubbio in contrasto con l´obbligo della società di informare i lavoratori riguardo alle caratteristiche essenziali dei trattamenti effettuati, comprese le operazioni che possono svolgere gli amministratori di sistema (ad es., accesso ai contenuti delle email. La società anziché mettere in atto un trattamento così invasivo, avrebbe potuto agire in modo più efficiente e più rispettoso della riservatezza dei lavoratori predisponendo dei sistemi di gestione documentale in grado di individuare selettivamente i documenti che avrebbero dovuto essere via via archiviati.

Il datore di lavoro infatti pur potendo controllare l´esatto adempimento della prestazione e il corretto uso degli strumenti di lavoro deve sempre salvaguardare la libertà e la dignità dei dipendenti. Ingiustificata risulta essere la condotta tenuta dalla società, in particolare, la raccolta a priori di tutte le email in vista di futuri ed eventuali contenziosi.

Il Garante ha ritenuto, inoltre, non conforme alla legittima aspettativa di riservatezza della corrispondenza l´accesso della società alle email in ingresso sull´account aziendale dopo il licenziamento del lavoratore. Al cessare del rapporto di lavoro la casella di posta elettronica deve essere disattivata e rimossa e al suo posto di devono attivare eventuali account alternativi.

In conclusione, incerto risulta essere il confine tra invadenza del datore di lavoro e controllo sulla effettiva attività lavorativa svolta. Questo confine non può mai sbilanciarsi verso un controllo smisurato ed eccessivo che violerebbe la privacy del lavoratore.

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